Procedures klachtenbehandeling

Klachten willen we bij Jong Sint-Gillis met de nodige zorg behandelen. Iedere stakeholder (ouder, speler, trainer, vrijwilliger, supporter, sponsor, …) kan een probleem melden.

Het kan daarbij gaan over onvrede over het opleidingsplan, een geval van pesten, of andere zaken. Een klacht kan uit verschillende situaties voortvloeien. Ons beleid bijsturen kan nodig zijn wanneer iemand zich onheus behandeld voelt. Daarom nemen we elke klacht serieus.

De rechtstreeks betrokkene wordt best eerst aangesproken. Indien er geen oplossing blijkt wordt de klacht doorgegeven aan een coรถrdinator als het om een sportieve klacht gaat, of aan het dagelijks bestuur als het om extra-sportieve meldingen gaat. Ook anoniem kunnen zaken kenbaar gemaakt worden, aan de vertrouwenspersoon.

Onderstaande flowchart maakt het overzichtelijk.

Tips bij het indienen van een klacht
  • zoek liever mondeling dan schriftelijk contact
  • neem de tijd om de klacht voor jezelf te formuleren
  • denk twee keer na
  • vraag eventueel feedback aan iemand
  • wees altijd eerlijk, beschrijf de klacht zoals ze is
  • bewaar altijd de nodige kalmte, enkel door dialoog vinden we een oplossing